El presupuesto o cotización de exportación, es un documento clave en la operativa internacional. Como ocurre en el mercado nacional, su contenido será determinante para que el futuro cliente se decida o no a comprar el producto. Por tanto debe ser sencillo y conciso a fin de facilitar la comprensión del mismo lo máximo posible.
Pero qué información deberíamos incluir siempre, a continuación os la detallamos.
- La descripción del producto. Seguramente que el cliente ya conozca el producto pero conviene incluirla, indicando no solamente sus atributos tangibles sino también aquellos intangibles como la marca, el país de origen o la garantía y la nomenclatura arancelaria del producto (6 dígitos).
- Cantidades. Deberá especificarse dependiendo del producto en unidades, volumen, peso y otras medidas. Además es aconsejable incluir el pedido mínimo que la empresa suministra en las condiciones señaladas, puesto que, en muchas ocasiones un pedido menor no compensa el costo que supone el envío internacional.
- Condiciones de embarque. Este apartado se describe como el tipo de embalaje sobre el que se agrupa la carga, fundamentalmente dos: Pallets y contenedores. Debe informarse al cliente del número de uds. de producto que incluye cada unidad de carga y también dar información sobre el medio de transporte que se vaya a utilizar. En caso de ser marítimo, podemos incluir también los puertos de carga y descarga.
- Precio y divisa. Debemos incluir el precio unitario y el total. A fin de facilitar la valoración de la oferta que se presenta a cubierto del riesgo de cambio, es aconsejable incluir el precio de la divisa utilizada en la operación. También es necesario aclarar el INCOTERM utilizado y si el precio incluye el transporte hasta el país de destino, es aconsejable desglosar la parte del precio que corresponde al valor de la mercancía para que de este modo, el cliente tenga información sobre si le conviene aceptar la oferta en todos sus términos o por el contrario, le resulta más rentable contratar el transporte por su cuenta.
- Condiciones de entrega. Se debe especificar el lugar donde se realizará la entrega, el trasporte que se utilizará, así como el reparto de los gastos logísticos y de los riesgos entre exportador e importador (INCOTERMS).
- Condiciones de pago. Medio y fecha de pago; este dependerá del grado de confianza que exista entre las partes y del riesgo del país del importador.
- Plazo de entrega. Para determinarlo, deberás considerar dos cosas: La disponibilidad de la mercancía y el tiempo que se tarde en transportarla.
- Toda oferta comercial tiene un plazo de validez, que debería ser más corto cuanto más se encuentre sometida a factores coyunturales tales como, precios de materias primas, condiciones climatológicas, etc. En este punto, si la oferta se cotiza en una divisa distinta a la moneda local, puede incluirse una cláusula de revisión de precios por las oscilaciones en los tipos de cambio.
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