Hoy en día el buen uso de la comunicación es un factor fundamental para cualquier tipo de empresa. Debe ir acorde con los valores de la organización y ajustarse a los objetivos que quieren alcanzarse. También al tipo de cliente al que se dirija, con un mensaje y un tono adaptado que despierte su interés. Para implantar una estrategia de comunicación satisfactoria es importante crear un plan de comunicación.
La comunicación entre una empresa y sus clientes tiene como objetivo principal el informar sobre los productos o servicios que ésta oferta y las características y beneficios de los mismos. Para ello, deberás definir la línea de comunicación que va a seguir tu marca o empresa y comunicársela a todos los departamentos de ésta.
Dentro del plan de comunicación, existen dos tipos según hacia dónde nos dirigimos:
- El plan de comunicación externa. Se trata de la comunicación hacia el público objetivo para conseguir que éste se convierta en cliente y tenga una buena imagen de la marca.
- El plan de comunicación interna. Comunicación entre los diferentes trabajadores de la empresa y que favorece el traspaso de información y conocimiento que se genera en los diferentes departamentos de la misma.
Razones por las que hay que tener un buen plan de comunicación organizacional:
- Ayuda a integrar los objetivos de la empresa a nivel interno con lo que desea mostrar a su público.
- Permite que los colaboradores de la organización se identifiquen, se motiven y valoren que sus tareas impactan en las de sus compañeros.
- Establece prioridades y define métodos para tener un intercambio de ideas y trabajo más eficiente.
- Da a conocer expectativas, obligaciones y el flujo de responsabilidades.
- Compartir noticias sobre el crecimiento de la empresa y novedades en sus procesos.
- Es la base en la que se crea la cultura laboral de toda la organización.
Antes de elaborar tú plan de comunicación organizacional es importante conocer su estructura básica, es decir, qué aspectos debe abordar para ser un documento útil y valioso, que de manera breve ha de tener:
- Visión, misión y valores de la empresa.
- Análisis de la empresa y su comunicación.
- Público que usará el plan de comunicación organizacional.
- Objetivos.
- Estrategia
Para elaborar un plan de comunicación debemos empezar por conocer cuál es la situación actual del mercado y cuál es la situación actual de nuestra empresa. En definitiva, tanto un análisis interno, como del entorno. Además se deberán definir los objetivos que se quieren conseguir con el plan, así como conocer el público objetivo al que va dirigido.
A continuación llegará el momento de definir el mensaje que se quiere transmitir, para después pasar a elegir los canales que se van a utilizar para llegar al público objetivo.
Antes de ponernos a desarrollar la estrategia que vamos a seguir en nuestro plan de comunicación, debemos tener en cuenta nuestros recursos.
Implementar una estrategia de comunicación necesita de tiempo y de profesionales que sepan llevar a cabo las acciones necesarias para conseguir los objetivos de tu empresa.
Por ello, se debe planificar el tiempo necesario para cada una de las acciones, el dinero que se va a invertir en el plan y todos los demás recursos que se pueden necesitar y se tienen disponibles para ello.
También se debe seleccionar las herramientas que se van a utilizar para poner en marcha el plan de comunicación y monitorizar los resultados.
Después de todo el análisis, ya sólo nos queda elegir qué acciones vamos a llevar a cabo para conseguir cada uno de los objetivos que hemos fijado.
Y, por último, evaluar y medir los resultados. Si no se mide, no se puede saber qué se está haciendo bien y qué se está haciendo mal.
Fuente: ICEX Marketservices
